FUNZIONI DELL'UFFICIO DI SEGRETERIA

 

Le attività segretariali si caratterizzano per la responsabilità e la collaborazione attiva con la Direzione e con il resto dell'organizzazione.

 

Il personale di segreteria svolge compiti di supporto generale, come:

  • Organizzare e gestire l'agenda
  • Predisporre comunicazioni o lettere di convocazione
  • Gestire la rubrica e filtrare la corrispondenza
  • Organizzare riunioni, redigere verbali, scrivere rapporti, redigere lettere e comunicazion
  • Gestire il flusso informativo verso altre funzioni aziendali o verso l'esterno, gestire gli archiviinformativi
  • Protocollare documenti
  • Svolgere compiti amministrativi quotidiani, come gestire archivi e sbrigare pratiche
  • Organizzare riunioni o assemblee (prenotare sale riunioni)
  • Inviare lettere, circolari o e-mail informative (newsletter)
  • Controllare e gestire la corrispondenza
  • Gestire l'agenda
  • Svolgere lavoro d'ufficio
  • Prendere nota di appuntamenti e scadenze

 

 

    Rapporto con il Cliente:

  • Curare i rapporti con i clienti
  • Ricevere e smistare i visitatori
  • Conoscenza dei principi e delle procedure per fornire servizi ai clienti e alle persone
  • Comprendere la valutazione dei bisogni del cliente, il raggiungimento degli standard di qualità e la valutazione della soddisfazione della clientela
  • Comunicare con persone esterne all'organizzazione, rappresentare la stessa verso i clienti, il pubblico, le amministrazioni ed altre entità esterne, personalmente, in forma scritta, per telefono o via e-mail.

      

      Rapporto con la Committenza:

  • Aggiornarsi sulle normative vigenti
  • Conoscenza delle leggi, delle procedure legali, dei regolamenti, delle sentenze educative, del ruolo delle istituzioni e delle procedure politiche di una democrazia
  • Prestare piena attenzione a quello che altri stanno dicendo, soffermandosi per capirne i punti essenziali
  • Curare la battitura di testi e documenti
  • Veicolare informazioni o comunicazioni tra varie sedi e soggetti
  • Tenere contatti per posta, e-mail, e telefono

Contatti Segreteria Organizzativa

L'interessato letta l'informativa sotto riportata accetta espressamente la registrazione ed il trattamento dei propri dati che avverrà premendo il tasto 'Invia'.
Leggi l'informativa ai sensi dell'art. 13 del Regolamento (Ue) 2016/679

UFFICIO COORDINAMENTO

 

 

        Rapporto con l’organizzazione:

  • Conoscenza delle procedure amministrative e d'ufficio
  • Coordinare le proprie azioni a quelle degli altri
  • Cercare in modo attivo soluzioni per soddisfare le esigenze degli altri
  • Individuare gli strumenti necessari per lo svolgimento di un lavoro
  • Valutare i costi e i benefici di possibili azioni per scegliere la più opportuna
  • Organizzare il lavoro o le attività
  • Mettere a punto specifici obiettivi e programmare il lavoro definendo priorità

 

        Rapporto col Team:

  • Facilitare la partecipazione alla costruzione di nuovi saperi  per il raggiungimento di nuovi obiettivi in linea  con la mission
  • Sostenere e alimentare l’empowerment a vari livelli del Team:
  1. Coinvolgimento consultivo (circoli di qualità)
  2. Coinvolgimento organizzativo (strategie più adeguate ai vari settori)
  3. Coinvolgimento globale del Team nella pianificazione delle decisioni
  • Dimostrare e coinvolgere lo staff a tenere un comportamento etico in linea con la mission dell’Associazione e tra i partecipanti ai Circoli di Qualità
  • Monitoraggio degli standard di efficienza ed efficacia dei collaboratori rispetto alle richiesta della leadership
  • Monitoraggio e controllo dei processi di comunicazione virtuosi e viziosi del Team
  • Individuazione e avviamento di  fasi di tutoraggio relative a rallentamenti e/o difficoltà nelle aree identificate allo scopo di poter delegare con sempre maggior efficacia attività inerenti all’organizzazione, all’implementazione e alla verifica delle azioni
  • Monitoraggio e riduzione di comportamenti inefficaci, rischiosi ecc…

 

FUNZIONI DELL'UFFICIO MARKETING

 

Le attività di marketing hanno lo scopo di tradurre dal punto di vista operativo e territoriale le iniziative deliberate dalla Direzione e/o dalla Segreteria attraverso una pianificazione strategica predisponente le seguenti azioni:

 

   Definizione di una Pianificazione Strategia

A) Lettura, comprensione, ed elaborazione della domanda proveniente dalla Direzione e/o dalla Segreteria;

 

B) Elaborazione di una pianificazione strategica che:

  1. offre definizioni delle caratteristiche del prodotto o servizio offerto, (Analisi SWOT assoluta);
  2. individua un ottimale posizionamento del prodotto o servizio offerto in funzione di altri prodotti o servizi correlati pre-esistenti (sia all'interno che all'esterno dell'Associazione);
  3. identifica segmenti della popolazione che possono più probabilmente di altri essere potenziali fruitori del prodotto o servizio, e per ognuno di questi ne indaga i profili, dei quali traccia una coesa descrizione di caratteristiche anagrafiche, psicologiche, sociali, e individuali (stile di vita).
  4. delinea i canali attraverso cui sarà effettuata la comunicazione calibrata su ogni target specifico

         

C) La Direzione ha la funzione di:

  1. validare la qualità del lavoro svolto, ed eventualmente suggerire modifiche o correzioni;
  2. integrare in un Pianificazione Strategica (back-office) con elementi ed informazioni nuove;
  3. commentare il lavoro di ognuno dei quattro dipartimenti, includere un'analisi SWOT relativa

Posizionamento del servizio e Sensibilizzazione della cultura locale

A) Delimitare  modalità e funzionamento del Servizio rispetto al mercato;

B) Testare il prodotto di mktg con un campione casuale;

 

  Segmentazione della potenziale clientela e Customer profiling

L’ufficio definirà a questo punto delle linee guida, allo scopo di rintracciare dei profili verosimili e realistici di possibili target dell'offerta.

 

Canali e Personalizzazione della comunicazione rispetto ai targets

Sceglie le forme di comunicazione più economiche e più adatte con lo scopo di calibrare la comunicazione per i differenti targets dell'offerta

Comunicazione sociale e diffusione dei messaggi

Suddivisione e distribuzione del territorio